SOP Layanan Klinik DOI dan Metadata HIPJI
SOP Layanan Klinik DOI dan Metadata HIPJI disusun sebagai pedoman operasional agar setiap proses edukasi, konsultasi, pendampingan, pemeriksaan metadata, dan asistensi teknis dapat berjalan secara terstruktur, konsisten, terdokumentasi, dan dapat dievaluasi. SOP ini menjadi rujukan bagi tim pelaksana dalam menerima permintaan layanan, memeriksa kondisi awal, mengklasifikasikan masalah, memberikan konsultasi, menyusun rekomendasi, serta melakukan monitoring terbatas terhadap tindak lanjut perbaikan.
Dengan adanya SOP ini, HIPJI Help Center diharapkan mampu memberikan layanan yang lebih profesional, transparan, dan berbasis data kepada penerbit ilmiah, pengelola jurnal, penerbit buku akademik, perguruan tinggi, lembaga riset, dan organisasi penerbitan di Indonesia. Setiap tahapan dirancang untuk memastikan persoalan DOI, metadata, landing page, referensi, migrasi platform, dan tampilan DOI dapat ditangani secara sistematis sesuai kebutuhan peserta layanan.
9.1 Tujuan SOP
SOP ini disusun untuk memastikan pelaksanaan Klinik DOI dan Metadata HIPJI berjalan secara terstruktur, konsisten, terdokumentasi, dan dapat dievaluasi. Tujuannya adalah membangun alur layanan yang jelas mulai dari pendaftaran, pemeriksaan awal, klasifikasi masalah, konsultasi, pendampingan teknis, laporan rekomendasi, monitoring, hingga dokumentasi portofolio layanan.
9.2 Alur Layanan
Pendaftaran
Penerbit, jurnal, atau institusi mengisi formulir pendaftaran Klinik DOI dan Metadata HIPJI. Tahap ini menjadi pintu masuk layanan untuk mengumpulkan informasi dasar mengenai organisasi, platform publikasi, jenis konten yang dikelola, status DOI, dan masalah utama yang ingin dikonsultasikan.
- Nama organisasi atau penerbit.
- Nama jurnal, buku, atau platform.
- PIC pengelola.
- Email dan nomor kontak.
- Jenis publikasi.
- Status DOI.
- Prefix DOI jika ada.
- Platform yang digunakan.
- Permasalahan utama.
- Contoh URL artikel, buku, atau bab buku.
Pemeriksaan Awal
Tim HIPJI melakukan pemeriksaan awal berdasarkan data yang dikirimkan oleh peserta. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memahami kondisi awal DOI, metadata, landing page, referensi, dan platform publikasi sebelum sesi konsultasi atau pendampingan dilakukan.
- Status DOI.
- Format tampilan DOI.
- Landing page.
- Kelengkapan metadata.
- Validitas URL.
- Konsistensi metadata website dan PDF.
- Potensi masalah migrasi.
- Ketersediaan referensi.
- Struktur metadata artikel, buku, atau bab buku.
- Kebutuhan pendampingan lanjutan.
Klasifikasi Masalah
Setelah pemeriksaan awal dilakukan, masalah yang ditemukan diklasifikasikan agar tindak lanjut layanan dapat lebih tepat.
- Masalah DOI.
- Masalah landing page.
- Masalah metadata artikel.
- Masalah metadata buku.
- Masalah metadata bab buku.
- Masalah referensi.
- Masalah platform.
- Masalah migrasi.
- Masalah tampilan DOI.
- Masalah kredensial atau akses.
Sesi Konsultasi
HIPJI mengadakan sesi konsultasi dengan peserta layanan melalui Zoom, Google Meet, WhatsApp, atau email untuk menjelaskan hasil pemeriksaan awal, mendalami akar masalah, dan memberikan arahan perbaikan.
- Penjelasan hasil pemeriksaan awal.
- Identifikasi akar masalah.
- Rekomendasi perbaikan.
- Penentuan prioritas tindakan.
- Penjelasan tindak lanjut.
Pendampingan Teknis
Jika diperlukan, HIPJI memberikan pendampingan teknis atau mengarahkan peserta kepada unit atau mitra teknis yang relevan sesuai kebutuhan peserta.
- Perbaikan metadata.
- Penyusunan template metadata.
- Pemeriksaan XML.
- Perbaikan landing page.
- Update URL DOI.
- Pemetaan migrasi platform.
- Pemeriksaan tampilan DOI.
- Pelatihan teknis pengelola.
Laporan Rekomendasi
HIPJI menyusun catatan atau laporan rekomendasi sebagai output layanan untuk membantu peserta memahami kondisi awal, temuan utama, risiko, dan langkah perbaikan.
- Ringkasan kondisi awal.
- Temuan utama.
- Risiko yang ditemukan.
- Rekomendasi perbaikan.
- Prioritas tindak lanjut.
- Estimasi waktu perbaikan.
- Catatan pendampingan lanjutan.
Monitoring
HIPJI melakukan monitoring terbatas sesuai kebutuhan untuk melihat apakah rekomendasi telah ditindaklanjuti dan apakah masalah utama telah berkurang atau selesai.
- Apakah DOI sudah resolve.
- Apakah landing page sudah aktif.
- Apakah metadata sudah diperbaiki.
- Apakah tampilan DOI sudah sesuai.
- Apakah kendala teknis sudah selesai.
Dokumentasi
Semua kegiatan layanan didokumentasikan sebagai portofolio program HIPJI untuk memastikan layanan dapat dievaluasi, dikembangkan, dan menjadi bukti aktivitas pendampingan.
- Formulir pendaftaran.
- Catatan konsultasi.
- Hasil audit.
- Rekomendasi.
- Bukti sebelum dan sesudah perbaikan.
- Testimoni peserta jika ada.
Setiap layanan mengikuti alur yang jelas dari pendaftaran hingga dokumentasi.
Hasil konsultasi, audit, rekomendasi, dan tindak lanjut dicatat sebagai portofolio layanan.
Masalah dan rekomendasi disusun berdasarkan data, temuan, serta kondisi nyata publikasi.
Monitoring dan dokumentasi menjadi dasar pengembangan layanan dan peningkatan mutu metadata.